Responsibility Forms

GLPI plugin — Automatically generates PDF responsibility documents and loan contracts for IT assets assigned to users

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Overview

Responsibility Forms is a GLPI plugin that automatically generates PDF responsibility documents and loan contracts for IT assets assigned to users. Documents are sent directly to users via email as attachments.

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Features

• 📄 Automatic PDF generation for computers, printers, and mobile phones
• 📧 Email delivery — sends all PDFs as attachments to the assigned user's email
• 🖊️ Fully customizable templates — title, introduction, body/clauses, witnesses, footer, per asset type
• 🖼️ Institutional logo — In the header of each generated PDF, only JPG or PNG.
• 🎨 Text formatting — **bold**, *italic*, __underline__ in all template and email fields, combinable and nestable
• ✏️ Format toolbar (B / I / U) — toggle buttons above every text field with smart selection wrapping
• 🔤 Clickable variable tags — click any {variable} in the hints panel to insert it at the cursor
• 🔢 QR codes on every document linking directly to the asset in GLPI
• 👷 Legal witnesses and representative — configurable GLPI users
• 📱 Phone loan contracts with full legal clause set
• 🌍 Multi-language — Spanish (Mexico), French, German, Italian (English is the base language)
• 🔒 CSRF protection and GLPI permission model
• ⚙️ Schema-versioned configuration — safe migrations on plugin updates
• 👁️ PDF preview with watermark — each asset tab has a "Preview" button that generates a full watermarked PDF using current templates and real data (or realistic demo data if the admin has no assets of that type)
• 🔐 Compression and protection toggles — enable/disable PDF compression and copy/edit restrictions directly from the General configuration tab
• 📝 Editable useful-life clauses — two separate templates at the bottom of the Phones tab: one for phones with an invoice/supplier (variables {fecha_compra}, {factura}, {proveedor}), one for phones without. Pre-filled on install with the standard text; never overwritten on update
• 📬 Selective email sending — the send confirmation modal lets you choose which document types to include (Computers, Printers, Phones). Only asset types with at least one assigned asset are shown, each with its count. All available types are pre-checked; uncheck any to exclude it.
• ✅ Template validation — warns before generating if required fields are empty
• ✍️ Optional lender/borrower dual-signature block on computer and printer documents — configurable toggle per document type in settings; uses the legal representative already configured in General
• 📄 Page-break prevention — signature blocks and body paragraphs use TCPDF nobr to ensure clauses and signatures are never split across pages

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Requirements

Component	Minimum version
GLPI	≥ 11.0.0 / 12.0.0
PHP	≥ 8.2
TCPDF	included with GLPI

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Installation

Manual installation

1. Download the latest release .zip from Releases
2. Unzip into your GLPI plugins directory:

   /var/www/glpi/plugins/responsivas/
   

3. Go to Setup → Plugins
4. Click Install next to Responsivas, then click Enable

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File Structure

responsivas/
├── front/
│   ├── computer.php          # Computer tab endpoint
│   ├── config.form.php       # Plugin configuration UI
│   ├── phone.php             # Phone tab endpoint
│   ├── preview.php           # Watermarked PDF preview endpoint
│   ├── printer.php           # Printer tab endpoint
│   ├── resource.send.php     # Logo resource endpoint
│   └── send_mail.php         # Email send endpoint
├── inc/
│   ├── config.class.php      # Configuration form and storage
│   ├── generator.class.php   # PDF generation orchestrator
│   ├── helpers.php           # Template renderer, editor, variable hints
│   ├── paths.class.php       # Plugin path helpers
│   ├── pdf.class.php         # TCPDF wrapper (watermark, footer)
│   ├── pdfbuilder.class.php  # PDF factory, render methods, demo builder
│   └── user.class.php        # User tab integration
├── locales/
│   ├── responsivas.pot       # Translation template
│   ├── it_IT.po / it_IT.mo  # Italian
│   ├── es_MX.po / es_MX.mo  # Spanish (Mexico)
│   ├── fr_FR.po / fr_FR.mo  # French
│   └── de_DE.po / de_DE.mo  # German
├── CHANGELOG.md
├── hook.php                  # Install / uninstall hooks
├── LICENSE                   # GNU General Public License v3
├── logo.png                  # Plugin icon (128×128)
├── plugin.xml                # GLPI catalog metadata
├── README.md
└── setup.php                 # Plugin registration and schema migration

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Configuration

Navigate to Setup → Plugins → Responsivas (or Administration → Plugins → Responsivas Configuration).

General tab

Field	Description
Company name	Appears in document templates and email
Timezone	Used for document date/time
Show employee number	Toggle employee number display on PDFs
Show QR code	Toggle QR code on documents
Compress PDF	Enable/disable PDF file compression
Protect PDF	Enable/disable copy and edit restrictions on the PDF
Watermark text	Diagonal text shown on preview PDFs (default: PREVIEW)
Watermark opacity	Opacity percentage for the watermark (5–100, default: 25)
Currency symbol	Used in phone loan contract price display
Institutional logo	In the header of each generated PDF, only JPG or PNG

Witnesses tab

Field	Description
Witness 1 / Witness 2	GLPI users who sign as witnesses on phone contracts
Legal representative	GLPI user who signs as the company representative
Phone asset type	The GLPI phone type used to identify loan phones

Templates tab (Computer / Printer / Phone)

Each asset type has its own set of template fields:

Field	Description
Document title	Header title on the PDF
Introduction / Opening paragraph	Text before the asset table
Body / Clauses	Main responsibility text or legal clauses
Witnesses paragraph	(Phone only) Closing witness statement
Useful-life clause (with invoice)	(Phone only) Template when phone has invoice and supplier data
Useful-life clause (without invoice)	(Phone only) Template when phone has no invoice or supplier
Footer fields	Left/right text on PDF page footer
Font size	PDF body font size
Show lender/borrower signatures	(Computer and Printer) Show two-column LENDER / BORROWER signature block instead of single borrower line. Uses the legal representative from General settings.

Text formatting in templates: Use Markdown-style syntax — HTML tags are not supported because GLPI sanitizes them automatically.

Syntax	Result
**text**	Bold
*text*	Italic
__text__	Underlined

Formats can be combined and nested: *__**text**__* renders as bold + italic + underline simultaneously.

Format toolbar (B / I / U): Every editable text field — template fields, email body/footer, and PDF footer corner fields — has a small toolbar above it. Selecting text and clicking a button wraps it with the appropriate markers. Clicking the same button again on already-marked text removes the markers (toggle behavior).

Clickable variable tags: All {variable} tags in the hints panel are clickable. Click while a field is focused to insert the tag at the cursor position. If no field is focused, the tag is copied to the clipboard.

Available template variables:

Variable	Description
{nombre}	Full name of the assigned user
{empresa}	Company name
{activo}	Asset tag / other serial
{fecha}	Document date (dd/mm/yyyy)
{hora}	Document time
{lugar}	City, State, Country from entity
{representante}	Legal representative name
{marca}	Asset brand
{modelo}	Asset model
{serie} / {serie_uuid}	Serial number / UUID
{imei}	(Phone) IMEI number
{linea}	(Phone) Phone line / mobile number
{almacenamiento}	(Phone) Storage capacity
{ram}	(Phone) RAM
{precio}	(Phone) Purchase price
{estado}	Asset condition/status
{clausula_vida_util}	(Phone) Useful life clause — text defined in configuration
{fecha_compra}	(Phone — useful-life template) Purchase date
{factura}	(Phone — useful-life template) Invoice number
{proveedor}	(Phone — useful-life template) Supplier name
{testigo1} / {testigo2}	Witness names
{direccion}	Entity address
{cp}	Entity postal code

Email tab

Field	Description
Subject	Email subject line. Supports {nombre}, {empresa}, {fecha}
Body	Email body text. Supports {nombre}, {empresa}, {fecha} and **bold**, *italic*, __underline__
Footer	Optional footer below a separator line. Same formatting support
Test email button	Sends a test email (no PDFs attached) to your own GLPI registered address

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Usage

Sending a responsibility document to a user

1. Open any User record in GLPI (Administration → Users)
2. Go to the Responsibility Forms tab
3. Review the list of assigned assets (computers, printers, phones)
4. Click Send responsibility documents
5. Confirm in the modal dialog

The plugin will generate one PDF per asset type (one for all computers, one for all printers, one per phone) and send them all as email attachments to the user's registered email address.

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Permissions

Action	Required GLPI right
View Responsivas tab on a user	user → READ
Send documents / generate PDFs	user → READ
Access plugin configuration	config → UPDATE

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Troubleshooting

"The document template has empty fields" One or more required template fields are blank. Go to Configuration → Responsibility Forms → Templates and fill in all required fields for the affected asset type.

"No email address registered" The target user has no default email set in GLPI. Go to Administration → Users → [user] → Email addresses and add a default address.

"GLPI mail server not configured" Email notifications must be enabled. Go to Setup → Notifications → Email followups configuration and enable notifications.

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Contributing

Pull requests are welcome. For major changes, please open an issue first.

1. Fork the repository
2. Create your feature branch (git checkout -b feature/my-feature)
3. Commit your changes
4. Push to the branch
5. Open a Pull Request

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Changelog

See CHANGELOG.md.

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Author

Edwin Elias Alvarez — GitHub

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Buy me a coffee :)

If you like my work, you can support me by a donate here:

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License

GPL v3 or later. See LICENSE.

Issues

Report bugs or request features on the issue tracker.

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Responsivas

Plugin para GLPI — Genera automáticamente cartas responsivas y contratos de comodato en PDF para activos de TI asignados a usuarios

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Inducción

Responsivas es un plugin para GLPI que genera automáticamente cartas responsivas y contratos de comodato en formato PDF para activos de TI asignados a usuarios. Los documentos se envían directamente al usuario por correo electrónico como archivos adjuntos.

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Características

• 📄 Generación automática de PDFs para computadoras, impresoras y teléfonos celulares.
• 📧 Envío por correo — adjunta todos los PDFs al correo registrado del usuario en GLPI.
• 🖊️ Plantillas completamente configurables — título, introducción, cuerpo/cláusulas, testigos y pie de página, por tipo de activo.
• 🖼️ Logo institucional — En encabezado de cada PDF generado, solo JPG o PNG.
• 🎨 Formato de texto — **negrita**, *cursiva*, __subrayado__ en todos los campos, combinables y anidables.
• ✏️ Barra de formato (B / I / U) — botones toggle sobre cada campo de texto.
• 🔤 Variables clicleables — haz clic en cualquier {variable} para insertarla en el cursor.
• 🔢 Códigos QR en cada documento con enlace directo al activo en GLP.I
• 👷 Testigos y representante legal — usuarios de GLPI configurables.
• 📱 Contratos de comodato para teléfonos con set completo de cláusulas legales.
• 🌍 Multiidioma — Español (México), Inglés (EE. UU. y Reino Unido), Francés, Alemán, Italiano.
• 🔒 Protección CSRF y modelo de permisos de GLPI.
• ⚙️ Configuración con schema versionado — migraciones seguras al actualizar el plugin.
• 👁️ Vista previa con marca de agua — cada pestaña de activo tiene un botón "Vista previa" que genera un PDF completo con los datos actuales (o datos demo si el admin no tiene activos de ese tipo)
• 🔐 Toggles de compresión y protección — activa/desactiva la compresión del PDF y las restricciones de copia/edición desde la pestaña General
• 📝 Cláusulas de vida útil editables — dos plantillas al fondo de la pestaña Teléfonos: una para teléfonos con factura/proveedor (variables {fecha_compra}, {factura}, {proveedor}), otra para teléfonos sin datos de factura. Pre-llenadas en la instalación; nunca sobrescritas en actualizaciones.
• 📬 Envío selectivo por correo — el modal de confirmación de envío permite elegir qué tipos de documentos incluir (Computadoras, Impresoras, Teléfonos). Solo se muestran los tipos con al menos un activo asignado, con su conteo. Todos los tipos disponibles vienen pre-seleccionados; desmarca los que no quieras enviar.
• ✅ Validación de plantillas — avisa antes de generar si algún campo requerido está vacío.
• ✍️ Bloque de firmas comodante/comodatario opcional en computadoras e impresoras — toggle configurable por tipo de documento en la pestaña correspondiente; usa el representante legal ya configurado en General.
• 📄 Prevención de cortes de página — bloques de firmas y párrafos del cuerpo usan nobr de TCPDF para que cláusulas y firmas nunca queden partidas entre páginas.

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Requisitos

Componente	Versión mínima
GLPI	≥ 11.0.0 /12.0.0
PHP	≥ 8.2
TCPDF	incluido con GLPI

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Instalación

Instalación manual

1. Descarga el .zip de la última versión desde Releases
2. Descomprime dentro del directorio de plugins de GLPI:

   /var/www/glpi/plugins/responsivas/
   

3. Ve a Configuración → Plugins
4. Haz clic en Instalar junto a Responsivas y luego en Activar

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Estructura de archivos

responsivas/
├── front/
│   ├── computer.php          # Endpoint de pestaña de computadoras
│   ├── config.form.php       # Interfaz de configuración del plugin
│   ├── phone.php             # Endpoint de pestaña de teléfonos
│   ├── preview.php           # Endpoint de vista previa con marca de agua
│   ├── printer.php           # Endpoint de pestaña de impresoras
│   ├── resource.send.php     # Endpoint de recurso de logo
│   └── send_mail.php         # Endpoint de envío de correo
├── inc/
│   ├── config.class.php      # Formulario y almacenamiento de configuración
│   ├── generator.class.php   # Orquestador de generación de PDFs
│   ├── helpers.php           # Renderizador de plantillas, editor, hints de variables
│   ├── paths.class.php       # Helpers de rutas del plugin
│   ├── pdf.class.php         # Wrapper de TCPDF (marca de agua, pie de página)
│   ├── pdfbuilder.class.php  # Factory de PDF, métodos render, constructor demo
│   └── user.class.php        # Integración de pestaña en usuario
├── locales/
│   ├── responsivas.pot       # Plantilla de traducciones
│   ├── it_IT.po / it_IT.mo  # Italiano
│   ├── es_MX.po / es_MX.mo  # Español (México)
│   ├── fr_FR.po / fr_FR.mo  # Francés
│   └── de_DE.po / de_DE.mo  # Alemán
├── CHANGELOG.md
├── hook.php                  # Hooks de instalación / desinstalación
├── LICENSE                   # Licencia Pública General GNU v3
├── logo.png                  # Ícono del plugin (128×128)
├── plugin.xml                # Metadatos del catálogo de GLPI
├── README.md
└── setup.php                 # Registro del plugin y migración de schema

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Configuración

Navega a Configuración → Complementos → Responsivas (o Administración → Complementos → Configuración de Responsivas).

Pestaña General

Campo	Descripción
Nombre de la empresa	Aparece en las plantillas y en el correo
Zona horaria	Usada para la fecha y hora del documento
Mostrar número de empleado	Activa/desactiva el número de empleado en los PDFs
Mostrar QR	Activa/desactiva el código QR en los documentos
Comprimir PDF	Activa/desactiva la compresión del archivo PDF
Proteger PDF	Activa/desactiva las restricciones de copia y edición del PDF
Texto de marca de agua	Texto diagonal en las vistas previas (predeterminado: VISTA PREVIA)
Opacidad de marca de agua	Porcentaje de opacidad de la marca de agua (5–100, predeterminado: 25)
Símbolo de moneda	Se usa en los comodatos de teléfono para mostrar el precio
Logo institucional	En encabezado de cada PDF generado, solo JPG o PNG

Pestaña Testigos

Campo	Descripción
Testigo 1 / Testigo 2	Usuarios de GLPI que firman como testigos en contratos de teléfono
Representante legal	Usuario de GLPI que firma como representante de la empresa
Tipo de teléfono	Tipo de activo de teléfono usado para identificar equipos de comodato

Pestaña Plantillas (Computadora / Impresora / Teléfono)

Cada tipo de activo tiene su propio conjunto de campos de plantilla:

Campo	Descripción
Título del documento	Encabezado principal del PDF
Introducción / Párrafo de apertura	Texto antes de la tabla del activo
Cuerpo / Cláusulas	Texto principal de responsabilidad o cláusulas legales
Párrafo de testigos	(Solo teléfono) Declaración final de testigos
Cláusula de vida útil (con factura)	(Solo teléfono) Plantilla cuando el teléfono tiene factura y proveedor registrados
Cláusula de vida útil (sin factura)	(Solo teléfono) Plantilla cuando el teléfono no tiene factura o proveedor registrado
Campos del pie de página	Texto izquierdo/derecho en el pie del PDF
Tamaño de fuente	Tamaño de letra del cuerpo del PDF
Mostrar firmas comodante/comodatario	(Computadora e Impresora) Muestra un bloque de dos columnas COMODANTE / COMODATARIO en lugar de una sola firma. Usa el representante legal de la configuración General.

Formato de texto en las plantillas: Usa sintaxis estilo Markdown — las etiquetas HTML no funcionan porque GLPI las sanitiza automáticamente.

Sintaxis	Resultado
**texto**	Negrita
*texto*	Cursiva
__texto__	Subrayado

Los formatos se pueden combinar y anidar: *__**texto**__* produce negrita + cursiva + subrayado simultáneamente.

Barra de formato (B / I / U): Cada campo de texto editable — plantillas del documento, cuerpo/pie del correo y los cuatro campos del pie de página del PDF — tiene una pequeña barra de botones encima. Selecciona texto y haz clic en un botón para envolver con los marcadores. Volver a hacer clic en el mismo botón sobre texto ya marcado elimina los marcadores (comportamiento de toggle).

Etiquetas de variable clicleables: Todas las etiquetas {variable} del panel de hints son clicleables. Haz clic mientras un campo está activo para insertar la etiqueta en la posición del cursor. Si ningún campo está activo, la etiqueta se copia al portapapeles.

Variables disponibles en las plantillas:

Variable	Descripción
{nombre}	Nombre completo del usuario asignado
{empresa}	Nombre de la empresa
{activo}	Número de activo / número de inventario
{fecha}	Fecha del documento (dd/mm/aaaa)
{hora}	Hora del documento
{lugar}	Ciudad, Estado, País de la entidad
{representante}	Nombre del representante legal
{marca}	Marca del activo
{modelo}	Modelo del activo
{serie} / {serie_uuid}	Número de serie / UUID
{imei}	(Teléfono) Número IMEI
{linea}	(Teléfono) Número de línea / celular
{almacenamiento}	(Teléfono) Capacidad de almacenamiento
{ram}	(Teléfono) Memoria RAM
{precio}	(Teléfono) Precio de compra
{estado}	Condición / estado del activo
{clausula_vida_util}	(Teléfono) Cláusula de vida útil — texto definido en la configuración
{fecha_compra}	(Teléfono — plantilla vida útil) Fecha de compra
{factura}	(Teléfono — plantilla vida útil) Número de factura
{proveedor}	(Teléfono — plantilla vida útil) Nombre del proveedor
{testigo1} / {testigo2}	Nombres de los testigos
{direccion}	Dirección de la entidad
{cp}	Código postal de la entidad

Pestaña Correo

Campo	Descripción
Asunto	Asunto del correo. Soporta {nombre}, {empresa}, {fecha}
Cuerpo	Cuerpo del correo. Soporta {nombre}, {empresa}, {fecha} y **negrita**, *cursiva*, __subrayado__
Pie de correo	Texto opcional bajo una línea separadora. Mismo soporte de formato
Botón de correo de prueba	Envía un correo de prueba (sin PDFs adjuntos) a tu propio correo registrado en GLPI

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Uso

Enviar documentos de responsiva a un usuario

1. Abre cualquier registro de Usuario en GLPI (Administración → Usuarios)
2. Ve a la pestaña Responsivas
3. Revisa la lista de activos asignados (computadoras, impresoras, teléfonos)
4. Haz clic en Enviar documentos de responsiva
5. Confirma en el diálogo modal

El plugin genera un PDF por tipo de activo (uno para todas las computadoras, uno para todas las impresoras, uno por teléfono) y los envía como archivos adjuntos al correo registrado del usuario en GLPI.

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Permisos requeridos

Acción	Permiso de GLPI requerido
Ver pestaña Responsivas en un usuario	user → LECTURA
Enviar documentos / generar PDFs	user → LECTURA
Acceder a la configuración del plugin	config → MODIFICAR

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Solución de problemas

"La plantilla del documento tiene campos vacíos" Uno o más campos requeridos de la plantilla están en blanco. Ve a Configuración → Responsivas → Plantillas y completa todos los campos del tipo de activo afectado.

"El usuario no tiene dirección de correo registrada" El usuario destino no tiene correo predeterminado en GLPI. Ve a Administración → Usuarios → [usuario] → Direcciones de correo y agrega una dirección predeterminada.

"Servidor de correo de GLPI no configurado" Las notificaciones por correo deben estar activadas. Ve a Configuración → Notificaciones → Configuración de correos y activa las notificaciones.

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Contribuir

Los pull requests son bienvenidos. Para cambios importantes, por favor abre un issue primero.

1. Haz fork del repositorio
2. Crea tu rama de feature (git checkout -b feature/mi-feature)
3. Haz commit de tus cambios
4. Sube la rama (git push origin feature/mi-feature)
5. Abre un Pull Request

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Cambios

Ver CHANGELOG.md.

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Autor

Edwin Elias Alvarez — GitHub

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Licencia

GPL v3 o posterior. Ver LICENSE.

Problemas

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